Koniec roku sprzyja podsumowaniom. Prywatnie wyciągamy wnioski z minionych 12 miesięcy i robimy plany podboju niedalekiej przyszłości. Dobrym pomysłem może być również stworzenie przestrzeni do takich refleksji i planów w ramach naszego zespołu.
Przybywam ze scenariuszem retrospektywy, który opracowałem kilka lat temu. I wielokrotnie sprawdził się do inspekcji i adaptacji zrobionej na podstawie przejrzystej i otwartej komunikacji pomiędzy członkami zespołu.
Etap 1:
bagaż doświadczeń
Bagaż doświadczeń to rozgrzewka, w ramach której wspólnie podsumujcie Wasze wspomnienia dotyczące wszystkiego, z czym ten kończący się rok każdemu z Was będzie się kojarzył.
Weźcie pod uwagę ludzi, interakcje, procesy, narzędzia i standardy jakości.
Jak upłynął Wam ten czas?
Jakie projekty zrealizowaliście?
Co usprawniliście?
Jakie błędy popełniliście?
Zastanówcie się nad wszystkim, co dotyczy Waszego zespołu oraz organizacji w ujęciu ostatnich dwunastu miesięcy.
Wasze przemyślenia zbierajcie w formie cichego brainstormu i umieszczajcie je we wspólnej przestrzeni. Ta przestrzeń to właśnie zbiór Waszych wspólnych doświadczeń. Wasz bagaż.
Dajcie sobie chwilę na zapoznanie się z tym co wygenerowaliście jako grupa. Możecie zrobić rundkę, w ramach której każdy podzieli się swoją reakcją na to, z czym właśnie się zapoznał.
Słowo komentarza:
zazwyczaj jesteśmy zaskoczeni o jak wielu rzeczach nie pomyśleliśmy sami 😉
I refleksja jaka się pojawia, sprowadza się często do wspólnego mianownika: „wow, na serio dużo wspólnie zrobiliśmy”.
Etap 2:
wehikuł czasu
W ramach kolejnej części będziecie powtarzać bagaż doświadczeń. Ale z zupełnie innej perspektywy.
Wyobraźcie sobie, że mija dwanaście kolejnych miesięcy.
Gdzie chcielibyście być jako zespół?
Co chcielibyście, żeby się po drodze wydarzyło?
Jak chcielibyście się rozwinąć?
Czyli: co chcielibyście wpisać do bagażu doświadczeń za dwanaście miesięcy od dziś?
Standardowo – pomyślcie o odpowiedziach na te pytania w ujęciu ludzi, interakcji, procesów, narzędzi i standardów jakości.
Wygenerujcie przemyślenia w ramach cichego brainstormu.
Następnie zapoznajcie się wspólnie z powstałą listą życzeń i uspójnijcie rozumienie wszystkich pomysłów. Ale nie omawiajcie ich szczegółowo, tylko upewnijcie się, że macie wspólne zrozumienie wygenerowanych tematów.
Duplikaty usuńcie, utwórzcie grupy ze zbliżonych do siebie zagadnień.
Następnie wybierzcie temat, który Waszym zdaniem ma największy wpływ na efektywność i jakość Waszej współpracy i komunikacji. Możecie zrobić to metodą dot voting (czyli każdy z uczestników ma do oddania po trzy głosy, w dowolnej konfiguracji).
Słowo komentarza:
może się zdarzyć, że lista powstała w ramach bagażu doświadczeń (z etapu 1) w przeważającej większości będzie miała wydźwięk negatywny. Czyli już sam bagaż doświadczeń będzie listą obszarów do usprawnienia.
W takim przypadku warto zmodyfikować etap 2 i przejść od razu do grupowania i wyboru obszaru, którego poprawa będzie miała największy wpływ na funkcjonowanie zespołu
Etap 3:
analiza zagadnienia
Dla przypomnienia:
Celem Sprint Retrospective jest planowanie sposobów na podniesienie jakości i efektywności.
(źródło: Scrum Guide)
To co do tej pory zrobiliście planem jeszcze nie jest.
Udało Wam się zidentyfikować obszar do wprowadzenia jakiejś zmiany. Teraz czas zrozumieć to zagadnienie trochę lepiej. A następnie zaplanować eksperymenty, które tę zmianę przybliżą.
Do analizy możecie wykorzystać strukturę, w ramach której odpowiecie na cztery pytania:
1. Jak brzmi wyzwanie, z którym się mierzymy?
2. Jak brzmi idealne rozwiązanie tego wyzwania?
3. Co pomoże nam w dążeniu do tego rozwiązania?
4. Co będzie nam przeszkadzać w dążeniu do tego rozwiązania?
Dzięki temu jasno określicie punkt startowy (1) oraz punkt docelowy (2), a także zdefiniujecie jakie zachowania, praktyki, procesy i nawyki pomogą Wam w osiągnięciu celu (3) oraz co będzie Wam utrudniać jego realizację (4).
Alternatywnie w tej części możecie skorzystać z Improvement Canvas.
Etap 4:
zaplanowanie eksperymentów
Na koniec tej analizy wybierzcie konkretne eksperymenty, które będziecie w stanie wprowadzić jak najszybciej.
Warto pamiętać, że :
- najlepsze eksperymenty to te, które leżą w strefie Waszego działania. Czyli macie sprawczość we wdrażaniu ich w życie
- eksperymenty zapisane w formie konkretnych akcji do wykonania są dużo bardziej skuteczne niż wnioski formalne; czyli: żeby wniosek formalny mógł wejść w życie potrzebna jest jakaś osoba, która tym tematem się zaopiekuje
- …i tu kłania się stary, dobry S.M.A.R.T., przy użyciu którego będziecie w stanie zaplanować nie tylko czas trwania eksperymentu, kto będzie odpowiedzialny za jego realizację, ale również jasno zdefiniujecie na co się umawiacie, upewnicie się, że nie istnieją żadne blokery (sprawczość w Waszych rękach!) oraz określicie jak zmierzycie czy udało Wam się osiągnąć sukces. [How cool is that?!]
Et voila! Właśnie udało Wam się podsumować ostatnich dwanaście miesięcy i zaplanować konkretne akcje przybliżające Was do rozwiązania najważniejszej kwestii w temacie Waszej efektywności i jakości.
Trzymam kciuki za wdrażanie tej struktury. A jeśli postanowicie skorzystać – koniecznie dajcie znać, jak Wam poszło 🙂
Może również zainteresować cię ten post: Jak podsumować rok?